Job Description

Shift: Schedule: Full-time Rattaché à la division Group Procurement & Sourcing au sein d'AXA Group Operations SAS, le département CESAME est en charge de la gestion des contrats globaux Software pour le compte des entités du Groupe AXA. Ces contrats sont utilisés par les entités AXA Group Operations comme par les entités opérationnelles (entités clientes ou non d'AXA Group Operations). Contexte : Pour les contrats éligibles à la gestion CESAME, les factures de nos fournisseurs sont payées par AXA Group Operations et en parallèle les entités participant au contrat global sont refacturées des montants basés sur l'usage des produits (base inventaire) ou des clés d'allocation prédéfinies et acceptées. Missions : - Elaborer, en collaboration avec en collaboration avec les équipes finances et opérationnelles les clés de répartition des contrats refacturés (par contrat une fois par an). - Gérer la refacturation aux entités du groupe AXA des contrats globaux avec le support du License Manager et Contract Manager pour la définition du modèle de de licence et les déclarations / clés d'allocations, de la finance pour le paiement, les instructions de facturation et les éléments fiscaux, et du légal pour les aspects administratifs auprès des contrats intra-AXA - Gérer le P2P Process en passant les commandes et organisant le paiement du fournisseur en accord avec les dispositions du contrat global - Effectuer les relances nécessaires en coordination avec l'équipe Cash Collection pour s'assurer du paiement de l'ensemble des factures ou effectuer les escalades ad hoc en cas de non-paiement ou facture litigieuse. Responsabilités : Le Charge-back manager est responsable du suivi des activités suivantes pour les contrats dont il est chargé : - Gérer la relation et la communication avec les clients du contrat durant l'ensemble du process de Charge-back - Rester informé des spécificités de facturation et fiscales (Withholding Tax, TVA etc.) et garder un tableau de bord à jour en collaboration avec la finance - Garder à jour la base des contacts pour chaque contrat en précisant les points de contact pour les escalades - Se mettre en relation avec la finance afin de mettre en place un processus efficace pour piloter la refacturation - Collecter les informations relatives aux volumes quand cela est nécessaire avec l'aide du License manager définir ou comprendre les clés d'allocation pour les clients - Préparer, vérifier et communiquer des devis aux entités en s'assurant que les montants sont corrects et incluent bien toutes les spécificités (services fees, taxes, etc) - Collecter les engagements financiers des entités via des commandes d'achat et vérifier l'exactitude des informations - Accompagner l'équipe Billing/ Cash Collection dans l'envoi des factures à la réception des paiements. (Point d'escalade) - Escalader auprès de sa hiérarchie quand cela est nécessaire (commande d'achat non reçue, paiement non envoyé) et proposer des solutions pour débloquer la situation - En coordination avec le Contract manager et la finance créer et mettre à jour un calendrier de facturation par contrat en relation avec les obligations contractuelles de paiement de la facturation fournisseur pour une minimisation des frais financiers en cas de en cas de cash-flow négatif - Organiser le paiement de fournisseur en accord avec les dispositions du contrat global vérification des factures et création des commandes d'achat. - Faire le lien entre les commandes fournisseurs et la refacturation aux clients - Gardez à jour un tableau de bord KPI pour le suivi financier global par contrat dans son scope (état de la refacturation, commande fournisseur etc) et le communiquer de façon hebdomadaire à sa hiérarchie. - Comprendre les principaux points contractuels et les mécanismes financiers et fiscaux - Curiosité permettant la compréhension des problématiques techniques liées au contrat de logiciels. Vue globale des modèles de licence, s'appuyer sur le License manager pour des questions techniques les nouveaux produits et les changements de modèles de licence. - Capacité à proposer ou à adapter les mécanismes de facturation au niveau global afin de définir les clés d'allocation - Capacité à appréhender et à organiser la dimension administrative du poste - Reporting : anticiper et escalader les divers sujets (légaux, fiscaux, etc) et les retards de paiements sens d'organisation, autonomie - Capacité de communication développée afin d'assurer une bonne relation avec des clients et fournisseurs basés sur la confiance et la fiabilité - Avoir un esprit d'équipe et développer un réseau interne avec d'autres équipes - Bonne maitrise d'Excel - Pratiquer l'anglais couramment